Implementasi ERP di Pertamina

Pertamina merupakan salah satu pengguna SAP R/3. Dalam proses pengimplementasiannya menemukan banyak kendala sehingga berbagai pihak menilai pemanfaatan SAP R/3 yang dipilih oleh Pertamina kurang mampu dioptimalkan. Pada tahun 2009 nanti Pertamina berniat untuk menggunakan SAP generasi terbaru yang dikenal dengan mySAP. Beberapa hal yang dapat dipelajari dari implementasi ERP di Pertamina adalah sebagai berikut.

1. Keselarasan antara Business Process, People dan IT.

Dalam Information System (IS) terdapat tiga komponen yang harus disinergikan agar memperoleh hasil yang optimal yaitu business process, people dan IT. Banyak pihak terlalu berkonsentrasi pada aspek IT. Padahal tantangan implementasi IS yang sesungguhnya ada pada kedua aspek lainnya. Jika perusahaan telah memiliki business process yang baik dan teratur maka tantangan yang paling utama adalah pada aspek people. Hal ini disebabkan oleh rumitnya mengubah kebiasaan kerja setiap karyawan yang tidak jarang menimbulkan resistensi.

Manajemen Pertamina menyadari bahwa keselarasan antar tiga komponen IS merupakan hal yang mutlak diperlukan untuk mencapai kesuksesan dalam mengimplementasikan ERP. Oleh karena itu, Pertamina membentuk tim yang bertanggung jawab terhadap rencana implementasi ERP ini. Tim menyadari sepenuhnya bahwa implementasi ERP di Pertamina harus melalui business process reengineering. Hal ini dikarenakan Pertamina telah melakukan serangkaian kajian dan memutuskan untuk menggunakan SAP R/3. Keputusan ini didasarkan bahwa SAP merupakan salah satu best practice. Dengan menggunakan ERP ‘vanilla’ seperti ini maka salah satu konsekuensinya adalah melakukan business process reengineering agar sesuai dengan ERP yang dipilih. Adapun tim yang telah dibentuk ini dibantu oleh Accenture dalam mengimplementasikan SAP R/3 di Pertamina.

Namun demikian implementasi ERP di Pertamina kurang optimal karena cukup besarnya resisten untuk berubah. Dapat dipahami bahwa mengubah cara kerja karyawan adalah sesuatu yang rumit. Hal ini dikarenakan para pengguna ERP tersebut telah terbiasa dengan cara kerja lama yang lebih mapan dan mudah dimengerti. Sebagai contoh, pengguna ERP masih sering menggunakan sistem informasi berdasarkan telpon dan hard copy. Selain itu, hal lain yang perlu menjadi perhatian pula adalah adanya pendapat dari karyawan bahwa ERP hanyalah proyek IT. Mungkin tim harus lebih melakukan sosialisasi guna meluruskan pendapat yang keliru ini. Tim harus memberikan pemahaman bahwa ERP merupakan salah satu sarana yang memudahkan setiap pihak dalam mencapai tujuan perusahaan sehingga adanya rasa memiliki terhadap program ini. Dengan demikian implementasi ERP lebih mendapat dukungan dari setiap pihak dan pada akhirnya dapat dipergunakan secara optimal.

2. Metode pengembangan sistem

Metode pengembangan sistem di Pertamina ini menggunakan pendekatan big bang. Pada awalnya pelaksanaan business process reengineering dan implementasi ERP akan dilakukan secara sekuensial. Tim merencanakan untuk melakukan business process reengineering terlebih dahulu sebelum mengimplementasikan ERP seperti yang dilakukan oleh Garuda dan Telkom. Namun seiring dengan adanya UU Migas No.22 tahun 2001 tanggal 23 November 2001 serta adanya AFTA di tahun 2003, maka Pertamina menyadari dengan cara sekuensial tidak akan dapat mengejar batas waktu yang dimaksud. Kedua hal tersebut menuntut Pertamina untuk dapat beroperasi secara optimal sehingga siap menghadapi pasar bebas. Oleh karena itu, tim memutuskan untuk melakukan business process reengineering dan implementasi ERP secara simultan. Tim menyadari adanya resiko besar yang akan dihadapi jika menggunakan cara ini. Akan tetapi, tim tidak memiliki pilihan lain untuk melakukan perubahan mendasar dan menyeluruh untuk membawa Pertamina menjadi perusahaan kelas dunia. Kekhawatiran ini ternyata terbukti yaitu ketidaksiapan sumber daya manusia untuk melakukan perubahan cara kerja sehingga implementasi ERP di Pertamina tidak memberikan hasil yang optimal. Dari beberapa keterangan dapat disimpulkan pendekatan big bang di Pertamina ini dilakukan per unit bisnis namun tanpa menjadikan salah satu unit sebagai pilot project. Upms II merupakan unit pemasaran pertama Go Live SAP yang merupakan non pilot project dalam melaksanakan SAP secara mandiri. Adapun modul yang pertama kali digunakan oleh Pertamina meliputi SD, MM, FI, CO dan HR. Kini Pertamina merencanakan menggunakan mySAP dengan menggunakan modul yang lebih lengkap yaitu meliputi MMH (Materials Management Hydro), MMNH (Materials Management Non Hydro), SD/TD (Sales & Distribution/ Transportation & Distribution), PP (Production Planning), PM (Plant Maintenance), Human Capital Management, FI (Finanancial Accounting) dan CO (Controlling).

3. Pemanfaatan project management

Pertamina membentuk tim yang bertugas untuk melakukan manajemen terhadap proyek implementasi ERP ini. Pada tahap awal, tim melakukan serangkaian kajian sejak akhir tahun 1997. Beberapa aspek yang menjadi perhatian utama dalam tahap persiapan adalah memutuskan apakah akan membeli atau membuat sendiri. Kemudian menentukan jenis enterprise system yang akan dibeli yaitu EIS atau ERP. Setelah tim sepakat untuk membeli ERP lalu dilakukan kajian terhadap beberapa produk sebelum memutuskan untuk membeli SAP R/3. Pada tahap implementasi, Pertamina dibantu oleh Accenture. Konsultan ini diharapkan dapat memberikan transfer knowledge pada Pertamina dalam mengimplementasikan SAP. Dalam proyek ERP ini sepertinya top management tidak terlibat langsung. Untuk tahap berikutnya yaitu penggunaan mySAP yang akan diterapkan pada 2009, tim diharapkan dapat memenuhi ekspektasi semua pihak agar pemanfaatan mySAP lebih optimal, tidak seperti SAP R/3.

4. Keselarasan antar company’s direction dengan IS’s direction

Pertamina mencanangkan untuk menjadi perusahaan kelas dunia. Namun permasalahan yang dihadapi oleh Pertamina adalah sulitnya mendapatkan data dan informasi secara real time padahal mengingat persaingan yang semakin ketat, perusahaan dituntut untuk dapat bergerak cepat. Kesulitan ini semakin terasa bagi Pertamina yang memiliki kantor serta berbagai unit operasional yang tersebar dalam wilayah geografis yang luas. Hal ini dikarenakan Pertamina tidak didukung oleh sistem pengolahan dan proses bisnis secara jaringan yang online dan terintegrasi.

Agar dapat menjadi perusahaan kelas dunia maka Pertamina tidak cukup hanya dengan meninggalkan cara kerja birokrasi yang lamban. Hal lain yang harus diperhatikan pula ketersediaan data dan informasi yang cepat, siap pakai, tepat dan dapat dipertanggungjawabkan. Untuk menjawab tantangan ini maka tim dari Pertamina menggunakan teknologi informasi berbasis jaringan komputer terintegrasi yang disebut enterprise service architecture (ESA). Program yang dijalankan untuk fungsi teknis ini disebut SAP NetWeaver. Keunggulan program yang terdapat dalam paket mySAP ini adalah menjadikan data lebih informatif, adaptif, user friendly dan real time.

Dengan rencana penggantian SAP R/3 dengan generasi di atasnya yaitu mySAP menjadikan implementasi IS di Pertamina bukan sekedar pada level support operational akan tetapi meningkat pada level decision making system. Sejauh ini rencana penerapan mySAP diharapkan mampu memberikan data analitis untuk mendukung proses pengambilan keputusan bagi jajaran manajemen Pertamina. Bukan tidak mungkin ke depan, implementasi ES di Pertamina berada pada level teratas yaitu level support strategic. Hal ini tentunya selaras dengan tujuan Pertamina untuk menjadi perusahaan kelas dunia yang saat ini telah dilakukan berbagai upaya dan perbaikan secara bertahap untuk mencapai hal tersebut.

5. Tantangan yang dihadapi oleh IS Department

Kurang optimalnya pemanfaatan SAP R/3 pada tahun 2003-2006 tentunya menjadi beban tersendiri bagi tim. Tantangan terberat tentunya adalah dapat mengoptimalkan pemanfaatan sistem ES selanjutnya di Pertamina. Terlebih kali ini level adopsi pemanfaatan ES di Pertamina akan naik setingkat lagi yaitu pada level decision making system.

Tantangan lain adalah semakin berkembangnya tuntutan bisnis dan teknologi informasi. Berkembangnya kedua hal ini membuat tim harus mampu membawa Pertamina memenuhi tuntutan bisnisnya yang mungkin juga menuntut adanya perubahan penggunaan ES. Setidaknya tantangan IS department adalah dapat mengoptimalkan sistem guna memenuhi tuntutan bisnis yang kian berkembang dengan cepat. Terlebih Pertamina merupakan perusahaan yang memiliki komoditi usaha strategis berupa minyak bumi. Seperti diketahui bahwa usaha minyak bumi memiliki regulasi yang ketat dari pemerintah Indonesia di samping fluktuatifnya harga di pasar internasional. Kedua hal ini tentunya sangat memperngaruhi keputusan bisnis dari Pertamina.

Kesimpulan

Adanya keselarasan antara business process, people dan IT merupakan hal yang mutlak diperlukan oleh perusahaan agar implementasi ERP berhasil diterapkan. Pertamina telah merasakan betapa implementasi ERP yang menelan biaya yang sangat besar tidak dapat diterapkan secara optimal karena belum adanya keselarasan antar ketiga komponen IS tersebut. Belum siapnya aspek people menjadi kendala utama di Pertamina.

Daftar Pustaka

“Jenis Software Bernama mySAP” (www.pertamina.com/index.php?option=com_content&task=view&id=3942&itemid=507) diakses 7 Agustus 2008

Martin, E Wainright et al. Managing Information Technology. Ney Jersey: Prentice Hall, 2005.

“mySAP 2005 Sajikan Informasi Analitik Online” (www.pertamina.com/index.php?option=com_content&task=view&id=3943&itemid=507) diakses 7 Agustus 2008

“Upms II Go Live SAP” (www.pertamina.com/index.php?Itemid=593&id=2455&option=com_content&task=view) diakses 19 Agustus 2008

www.groups.yahoo.com/groups/management